Dicas de gestão de cobrança para empresas de entregas

Já escrevemos antes sobre como cobrar um cliente que não paga suas entregas. Desta vez, vamos aprofundar o tema, dando mais dicas de gestão de cobrança para que empresas de entrega parceiras da Motoboy.com possam lidar com essa realidade, se precavendo da inadimplência e minimizando os prejuízos.

Responsabilidade pelas cobranças

É importante ressaltar que é da própria empresa de entregas a responsabilidade pela verificação da credibilidade dos seus clientes. Mesmo na cobrança automatizada,  funcionalidade da Motoboy.com para geração das cobranças, envio dos boletos e notificação/bloqueio dos clientes inadimplentes, não nos responsabilizamos pelo eventual não pagamento de um cliente. Nossa tecnologia ajuda na gestão de cobranças e na redução da inadimplência, cabendo à transportadora fazer a conferência e em último caso tentar negociar com os devedores ou tomar as medidas cabíveis, como por exemplo registrar o cliente no SPC e/ou Serasa.

Conferência de novos clientes

Muitas empresas de entregas que trabalham com clientes faturados realizam um processo manual de conferência dos novos clientes. Recomendamos que nossas  empresas de entregas parceiras façam o mesmo: assumam a atitude de verificar seus novos clientes, usando de serviços de consulta de crédito e de CNPJ como o SPC ou Serasa. Mas lembre-se: esse processo de validação precisa ser ágil para que não atrase a primeira entrega do seu novo cliente.

Para ajudar nisso, a Motoboy.com criou uma funcionalidade que permite  marcar as empresas em que a conferência manual já foi efetuada. Esta opção se encontra na tela de edição de dados do cliente, em Cadastros > Clientes > Editar > Dados da empresa.

Depois que uma empresa é marcada como conferida, fica visível na mesma tela  o usuário do sistema que marcou a empresa como conferida, como é possível ver no exemplo acima.

Na tela de acompanhamento de entregas, uma empresa que paga faturado que não foi ainda marcado como conferiao irá aparecer com o ícone em roxo.
Quando estiver marcado como conferido, o ícone aparecerá em verde.

Na prática, sugerimos que as empresas de entregas parceiras usem esse recurso na gestão de cobranças e busquem sempre aplicar algum processo de verificação de todos os clientes faturados que ainda estão em roxo.

O cliente foi verificado e nada consta contra ele, e agora?

Mais uma vez, se é cliente faturado, o indicado é ter cautela e “testar” o cliente ao longo do tempo. Sugerimos aos nossos parceiros que deixem um baixo limite de crédito para os novos clientes faturados.

Por exemplo, sua empresa pode assumir a política de que todo novo cliente somente pode solicitar serviços para pagamento faturado até o limite de R$150,00, e acima disto somente aceitar pagamento em dinheiro e cartão. Desta forma, seu risco com novos clientes fica limitado a R$150,00, o que é muito melhor do que se não houvesse esse limite.

Esta prevenção é eficaz para não ser surpreendido com seus novos clientes. Na medida que seus clientes honram seus pagamentos, então é possível ir aumentando esse limite, porém sempre com cautela.

E se mesmo com todas as precauções, o cliente vier a não pagar o que deve, o que fazer?

Em caso de inadimplência, a primeira atitude a ser considerada é avaliar travar futuras corridas para não aumentar as pendências. Busque uma conversa franca com seus clientes, para entender quais são as dificuldades que estão passando e decidir se vale a pena permitir novos serviços ou impedir o crescimento da dívida. Uma opção também é liberar apenas serviços com pagamento em dinheiro ou cartão de crédito, para que possa atender este cliente devedor sem aumentar seu débito.

Outra opção a ser considerada é adicionar juros e multa aos boletos atrasados. Muitas vezes isto é motivo de “choro” por parte dos clientes, porém juros e multam ajudam de forma efetiva a evitar atrasos no pagamento.  Apesar do “choro”, a cobrança é justa, visto que recebimentos atrasados geram um custo financeiro para a empresa, que não tem dinheiro em caixa para pagar suas contas e investir no negócio.

Estas são as principais recomendações e dicas para a gestão das cobranças no mercado de entregas rápidas.  Conte conosco se precisar de mais informações sobre qualquer dos pontos apresentados, esperamos ter ajudado!
automacao de processos

6 vantagens da automação de processos para empresas de entregas

No cenário empresarial tão competitivo como o das entregas rápidas, a automação de processos pode ser o caminho para você, empreendedor que busca adequar o seu negócio às novas demandas do mercado.

Automatizar processos é mais do que um diferencial competitivo para a empresa: é uma maneira de otimizar toda uma rotina de operações, de forma a deixá-la mais eficiente e atingir melhores resultados.

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Como funcionam as entregas recorrentes

Entrega recorrente: transforme seus clientes em assinantes

 A entrega recorrente é o recurso que seus clientes precisavam para resolver automaticamente aqueles serviços que se repetem em períodos diários, semanais, quinzenais ou mensais. É o fim da preocupação de seus clientes em toda vez ter que ligar atrás de um motoboy.
As entregas recorrentes agendadas são, na prática, um sistema de assinatura dos seus clientes com sua empresa de entregas. Eles passam a ser assinantes do seu serviço de entregas, até que solicitem o cancelamento da assinatura. Isso significa aumentar o faturamento recorrente, consolidando a entrada de recursos previsíveis que servem como base para um crescimento sustentável.
Não menos importante é a automação da gestão que vem com as entregas recorrentes. Com ela, sua equipe economiza tempo nos atendimentos, já que não terá mais que ficar dando entrada e gerenciando cada vez o mesmo serviço frequente. Quanto mais automação, melhor para seu negócio!
Confira abaixo como funciona este recurso do Sistema Motofrete TURBO.

Como solicitar uma entrega recorrente

A opção para solicitar uma entrega recorrente está disponível na tela de solicitação de entrega do cliente, e também na tela de solicitação de nova entrega do Admin.

Na etapa de seleção da “Necessidade”, ao selecionar “Agendado”, aparecerá ao lado do horário de agendamento uma nova opção para configurar a recorrência.

Um agendamento, por padrão, é apenas uma única vez. Porém, ao agendar para que o serviço se repita em frequência diária (segunda a sexta), semanal, quinzenal e mensal, ele se torna a partir de então em uma entrega recorrente.


Onde a empresa de entregas pode visualizar as recorrências programadas?

As entregas recorrentes ativas para a empresa de entregas estarão listadas no Admin da transportadora, no Dashboard Operacional (Operacional->Resumo).

 

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Como cancelar uma recorrência?

A qualquer momento o cliente solicitante pode cancelar uma recorrência. Para isto, é só ele acessar sua conta, e em sua lista de entregas, identificar qual a entrega recorrente correspondente e clicar em “Excluir”.

 

Quando as OSs são geradas?

O processo de geração das OSs recorrentes ocorre sempre de madrugada, nas primeiras horas do dia. É neste horário que serão geradas as OSs recorrentes para as próximas 24h.
Se, por exemplo, uma OS tem recorrência diária com agendamento para as 17h, essa OS aparecerá no sistema no início do dia, na atualização da madrugada.

Como redefinir sua senha

Esqueceu sua senha? Sua senha parece bloqueada? Não sabe o que fazer? Não se preocupe, nós temos a solução! É muito simples redefinir sua senha, acompanhe abaixo.

 

No topo da página, clique no botão “Esqueci minha senha”.

Em seguida, digite o seu email e clique em “Redefinir”.
Será enviado um email informando da solicitação de alteração de senha. Clique no link que haverá nesse email para prosseguir.

 


Ao clicar no link, você será direcionado para a página de redefinição de senha.
Nessa página, digite sua nova senha e em seguida clique em “Atualizar senha”. Por motivos de segurança, a senha deve conter uma letra, número, e pelo menos um destes caracteres: !@#$%ˆ&.

Pronto, sua senha foi redefinida com sucesso!

Gerenciamento de Ocorrências com Gatilhos Automatizados

O Gerenciamento de Ocorrências com Gatilhos Automatizados é uma funcionalidade que simplifica o processo de resolver problemas nas entregas. Através de gatilhos pré-definidos, os problemas são encaminhados instantaneamente para a melhor solução prevista.  É uma incrível tecnologia que tornará mais fácil o gerenciamento do seu negócio.

 

Acompanhe abaixo o passo a passo de como sua transportadora pode aproveitar esse recurso.

O que é uma ocorrência?

Uma ocorrência é um problema que seu entregador enfrentou durante o serviço e precisa reportar para a sua transportadora, muitas vezes para pedir ajuda. Segue abaixo lista das ocorrências possíveis de serem reportadas:

Como o motoboy reporta uma nova ocorrência no aplicativo

Agora, no aplicativo dos entregadores com um serviço em andamento, aparece um ícone de exclamação no canto superior direito do app. Ao clicar nesse ícone, aparecerá uma lista com ocorrências/problemas para selecionar. O entregador só precisa selecionar o problema correspondente e clicar em REPORTAR.

 

Na imagem abaixo, o entregador escolheu a opção REPORTAR PROBLEMA -> CHEGUEI mas o estabelecimento está fechado. Após o problema ser selecionado, basta o entregador clicar em REPORTAR para que o caso seja automaticamente encaminhado para uma solução, de acordo com o gatilho configurado (já vamos ver sobre os gatilhos mais à frente).

 

Outro exemplo prático: quando um motoboy estiver com problemas no GPS ou se esquecer de finalizar um ponto e sair daquele local, é só ir no aplicativo e clicar em REPORTAR PROBLEMA -> TERMINEI neste local mas não consigo finalizar no aplicativo e pronto, o sistema finalizará instantaneamente aquele local, ou fará outra ação de acordo com o gatilho que estiver previamente configurado.
Vamos ver então o que são esses gatilhos automatizados.

O que são os gatilhos automatizados?

Cada ocorrência/problema está atrelada a um gatilho específico, que é uma ação previamente definida que será realizada quando aquela ocorrência/problema for reportada pelo entregador. Essa ação é disparada instantaneamente assim que o motoboy reporta a ocorrência.

 

Estes são os gatilhos/ações que podem ser disparados:

 

  • Finalizar local com sucesso: ao reportar uma ocorrência com este gatilho, o local é automaticamente finalizado com sucesso;
  • Cancelar OS: ao reportar uma ocorrência com este gatilho, a OS é automaticamente cancelada;
  • Reiniciar OS: ao reportar uma ocorrência com este gatilho, a OS é reiniciada, o motoboy atual é removido e a OS é lançada novamente para ao entregadores;
  • Solicitar ajuda para Admin: ao reportar uma ocorrência com este gatilho, os operadores do Admin (como seu time de Atendimento) são notificados para auxiliar o entregador;
  • Solicitar ajuda para Admin e Cliente: semelhante ao caso acima, mas neste caso o cliente também é notificado sobre a ocorrência;
  • Apenas registrar: apenas é feito o registro da ocorrência na OS, isso é útil para posterior analise através de relatórios. (Obs: o registro é feito por padrão em todos os gatilhos, o que difere este gatilho dos demais é que nele é feito apenas o registro).

Como alterar o gatilho disparado para cada ocorrência

Acessando as configurações do ambiente administrativo, você verá que há gatilhos automatizados definidos por padrão, como na imagem abaixo.  As transportadora podem, a qualquer momento, alterar o gatilho padrão/ação que é disparado para cada ocorrência. Para isso, é só um usuário com acesso as configurações da transportadora e selecionar a opção “Personalização->Ocorrências“. Ele irá para uma tela como na imagem abaixo, onde poderá editar os gatilhos como desejar.

Como gerenciar o gatilho “Solicitar ajuda para Admin”

Este gatilho/ação é muito útil quando a ocorrência é complexa e não pode ser resolvida através de uma ação automática. Nesse caso, os operadores do Admin que monitoram as OS são notificados para que possam auxiliar o entregador na tomada de decisão.
Quando a ocorrência reportada pelo entregador possui como gatilho “Solicitar ajuda para Admin” o atendente que estiver no
atendimento da OS irá receber a seguinte notificação:

 

Enquanto isso o motoboy verá a tela abaixo, aguardando uma resposta do operador.
Nos casos onde o entregador estiver esperando uma resposta do operador, na tela de acompanhamento da OS aparecerá com um ícone de exclamação/alerta em amarelo e vermelho.
Na tela de acompanhamento das OS, é possível selecionar um filtro “Apenas OS’s em ocorrência”, para exibir apenas OS em ocorrência.
Para visualizar uma ocorrência, o operador pode clicar na opção “Mais detalhes” na notificação recebida pelo operador, ou então selecionando a opção “clique para visualizar”, nos comentários da entrega na tela de acompanhamento das OS, como na imagem abaixo.
Ao visualizar a ocorrência, o operador recebe os detalhes do problema e pode tomar uma rápida ação para ajudar o entregador, principalmente em situações onde é preciso fazer a intermediação entre o cliente e entregador.

 

Quando um operador já deu uma resposta ao entregador mas este ainda não confirmou no aplicativo o recebimento da resposta, aparecerá um ícone de exclamação/alerta em azul na tela de acompanhamento de OS, como na imagem abaixo. Após a confirmação do entregar, o ícone some.

Comunicação com o entregador através do aplicativo

Agora é possível que o operador envie uma mensagem para o entregador assim que ele relatar uma ocorrência. No ambiente de acompanhamento das OS, há agora um campo onde o operador poderá enviar informações para o entregador, repassando informações adicionais que podem ajuda-lo a resolver o problema ou orientações sobre qual ação deverá tomar.

Recomendações

Agora, quando um entregador precisar da ajuda do operador em uma OS em andamento, o ideal é que ele seja orientado a reportar a ocorrência primeiro através do aplicativo. O procedimento padrão é ajudar prioritariamente as ocorrências reportadas no aplicativo, abrindo exceções apenas em casos extremos.

 

Se o motoboy reportar uma ocorrência errado ou utilizar “Outros” pra uma ocorrência que já existe na lista, ele precisa ser alertado para que não repita esse comportamento.

 

gerenciamento de pedidos

Gerenciamento de pedidos: melhore seus processos de entregas

Que atire a primeira pedra a empresa de entregas que nunca teve transtornos no envio de encomendas. Muitas empresas investem em divulgação para alavancar a receita, mas deixam de lado o cuidado imprescindível quanto ao serviço oferecido, especialmente o seu gerenciamento de pedidos.

Os diversos desafios relacionados às entregas rápidas – que muitas vezes não são tão rápidas assim – não são bem entendidos pelos clientes, que exigem tudo realizado “para ontem”. Com isso, conseguir cumprir com o combinado se tornou um fator extremamente decisivo neste mundo atual de pessoas cada vez mais apressadas.

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Como funciona a Entrega em Lotes

A funcionalidade de Entrega em Lotes é o que sua transportadora precisa para agrupar um grande volume de endereços em uma entrega só. Com este recurso, você organiza lotes de entregas para despachar de maneira mais inteligente.

Com a Entrega em Lotes, é possível fazer múltiplas viagens juntas, organizando quais motoboys farão cada entrega. Essa funcionalidade permite que você tenha uma visão completa da frota que estará realizando essas entregas e quais áreas ela deverão atender, otimizando assim sua frota para realizar os serviços com mais eficiência e agilidade.

Quando isso é muito útil?

  • Entrega de convites.
  • Entrega de brindes.
  • Entrega de exames.
  • Situações onde há um endereço comum entre entregas.

Como acessar este recurso? 

No ambiente administrativo da sua transportadora, ao lado da opção de “Nova entrega” agora aparece uma nova opção “Novo Lote de entregas”.

 

Como configurar essa funcionalidade?

Inicialmente se deve escolher entre dois tipos de processo:
  • Coleta em lote: O motoboy passa em vários locais fazer a coleta para fazer uma única entrega em um local em comum.
  • Entrega em loteO motoboy faz uma coleta única em um local em comum e passa em vários locais fazer a entrega.

Vídeo explicativo sobre viagens e tipos de processos:

Colunas de viagens

Cada uma das colunas se refere a uma viagem diferente. Pode-se adicionar ou excluir viagens de acordo com a necessidade.

Pode-se também alocar um motoboy em 1 ou mais viagens. Dentro de cada viagem, os locais são numerados de acordo com a sequência que será utilizada na rota. Dentro de uma mesma viagem, pode-se ter diferentes locais de parada de diferentes clientes.
Cada um dos endereços representados pode ser editado clicando no botão em azul, ou excluido clicando no botão vermelho. Dentro do endereço, cada cliente é representado por uma letra que é exibida no topo da tela.

 

Drag-n-drop (“arrastar e soltar”)
A Entrega em Lote foi feita para ser muito fácil de usar, sendo possível   a qualquer momento “arrastar” os endereços dentro da mesma viagem, alterando manualmente sua ordem, ou então mudar o endereço para ser atendido por outro motoboy.

 

Vídeo explicativo sobre alterações manuais:

Opção Importar planilha 

É possível fazer uma importação de uma planilha CSV com os locais de entrega ou coleta, clicando  na opção “Importar planilha”.

 

Vídeo explicativo sobre importação e otimização básica:
Também na opção “Importar planilha”, há um link com uma planilha de exemplo que pode ser editada para facilitar o início.

 

Vídeo explicativo da planilha de exemplo:
Área de cobertura  e a Opção “Otimizar Distribuição”
Ao clicar em “Área de cobertura”, é criado um polígono editável no mapa. Esse polígono se refere a área que o motoboy vai cobrir dentro de cada viagem.
Após definir as áreas de cobertura de cada Motoboy é necessário clicar em “Otimizar distribuição”. Aqui é possível fazer a otimização das rotas das viagens. É aconselhado o uso de áreas de cobertura para uma melhor otimização.

 

Vídeo explicativo sobre otimização com área de cobertura:

Como gerar OSs?

Agora que a Entrega em Lotes está configurada, para gerar uma OS basta clicar na opção “Gerar OS”, em verde, no mapa no canto direito inferior da tela.

Vídeo explicativo sobre como gerar OSs:

Como acompanhar os orçamentos em sua empresa de entregas

Com o sistema da Motoboy.com, sua empresa de entregas pode acompanhar em tempo real todos os orçamentos/cotações que seus clientes solicitarem através de sua página de atendimento online. Este é um recurso muito importante que permite entender de onde estão vindo os seus clientes, quais cotações estão sendo solicitadas e definir um atendente para assumir o orçamento.

 

Para acessar a tela de Orçamentos, no menu lateral do ambiente administrativo de sua empresa de entregas, clique em “Entregas” e em seguida “Orçamentos”.
Nessa tela são listados os orçamentos, contendo detalhes do cliente e do pedido.
Estas são as informações possíveis de serem visualizadas de cada orçamento realizado:

 

DATA/HORA: data e horário que o orçamento foi solicitado. Muito útil para saber que dias e horários estão tendo mais cotações.

 

ORIGEM: qual foi o último endereço online de onde veio o solicitante do orçamento. É aqui que você fica sabendo se sua propaganda online está trazendo novos clientes para sua página.

 

CLIENTE: você vai poder ver aqui se o orçamento veio de um cliente já cadastrado ou um novo cliente não identificado. Uma dica quentíssima é ligar para clientes cadastrados que fazem cotações e não fecham o pedido em até 15 minutos. Diga ao cliente que viu sua cotação sem confirmação, e, que gostaria de saber se está tudo certo e se há algo que em que possa ajudar nessa cotação. Esta atitude ativa de atendimento aumenta em muito a quantidade de corridas realizadas. Para a maioria dos clientes, parece algo “mágico”, surpreendente, como se sua empresa estivesse “adivinhando” que o cliente pode estar precisando de ajuda naquele momento.

 

DADOS: as informações da cotação que foram preenchidos pelo cliente. Aqui poderá ver quais são as regiões onde mais orçamentos são solicitados e também onde mais corridas são atendidas.

 

CONVERTIDO?: é aqui que você visualiza se a cotação foi solicitada ou não. Se estiver em branco, ainda não houve pedido. Se a cotação tiver características consideradas suspeitas (como um trote), aparecerá a palavra “Suspeito”.

 

RESPONSÁVEL: se algum dos seus atendente assumiu o atendimento, seu nome aparecerá aqui (mais informações sobre como assumir o atendimento em OPÇÕES).

 

ANOTAÇÕES: qualquer anotação que for adicionada a um orçamento aparecerá aqui (mais informações sobre como adicionar anotações em OPÇÕES).

 

OPÇÕES: aqui é possível assumir o atendimento daquele orçamento, selecionando a opção “Assumir atendimento” ou adicionar uma anotação referente àquele orçamento, selecionando a opção “Adicionar anotação”.

Na parte superior da tela de orçamentos, é possível filtrar a lista de cotações de várias formas. Isto é especialmente útil para visualizar diferentes grupos de clientes, tornando mais fácil observar como esses orçamentos ocorreram. São elas:

 

POR PERÍODO:
“Hoje”, para orçamentos realizadas na data atual; e “Todos”, para todos os dias.
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POR SITUAÇÃO:
“Todos”, para todas as situações; “Atendidos”, para apenas os orçamentos que já foram assumidos por algum atendente; “Não atendidos”, para apenas orçamentos que não foram assumidos; e “Concluídos”, para apenas orçamentos que foram finalizados.
POR ATENDIDOS PELO USUÁRIO:
“Todos”, para todos os orçamentos; e “Ignorar de outros usuários”, para apenas orçamentos assumidos pelo usuário que está acessando esta página de acompanhamento de orçamento.
POR TIPO DE CLIENTE:
“Logados e novos”, para todos os tipos de orçamentos; “Apenas logados”, para apenas orçamentos de clientes já cadastrados que estiverem logados em sua página de atendimento online na hora da cotação; e “Novos (ou não logados)”, para apenas os orçamentos de clientes que não estão logados em sua página de atendimento online na hora da cotação.

como pilotar moto

Como pilotar moto em corredores com segurança?

Saber como pilotar moto na correria e tumulto das cidades não é simples. Em muitos lugares, passar horas no trânsito já se tornou parte integrante da rotina da população. Andar pelo corredor acaba sendo uma alternativa para a maioria dos motociclistas quando quer fugir da lentidão dos engarrafamentos.

Neste contexto, o motoboy que enfrenta diariamente esse trânsito pilotando sua moto sabe melhor que qualquer um sobre os perigos das ruas e como evita-los.  Contudo, alguns cuidados são necessários, mesmo ao mais experiente dos motociclistas.

Vamos mostrar aqui algumas dicas de como pilotar moto no corredor de forma segura, para que sempre chegue ao seu destino sem perigos que poderiam ser evitados. Confira!

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serviço de delivery

5 tendências do serviço de delivery que toda express precisa saber

Ao oferecer o serviço de delivery, muitas empresas de entregas sofrem com a falta de um controle que as possibilite atender seus clientes com melhor qualidade, custos enxutos e alta rentabilidade.

E não é só da falta de habilidades gerenciais do proprietário ou do comportamento inadequado dos motoboys que estamos falando. Muitos donos de empresas de entregas sabem tudo do negócio, mas sem usar certas ferramentas fica complicado aplicar melhorias em seus processos e promover um crescimento de forma sustentável.

Com o avanço das tecnologias e da Internet, muitos problemas comuns ao negócio de entregas podem ser resolvidos automaticamente. De modo geral, as tendências do serviço de delivery têm isto em comum: mostram que o futuro está na digitalização e a automação de processos.

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Logística encarada com a seriedade que merece. Artigos que apresentam soluções de mobilidade urbana e a profissionalização das motoentregas. Dicas e novidades sobre motos e motoboys.