como cobrar um cliente

Como cobrar um cliente que não paga?

Cobrar um cliente talvez seja uma das situações mais desconfortáveis para as empresas. Existe aquele medo de ser desagradável e afugentar o cliente, que pode sumir deixando a dívida como “lembrança”. Você bem sabe, o que não falta é “caloteiro”. Então, como cobrar um cliente que não paga?

Seja o motivo que for, esquecimento, negligência ou falta de recursos, não é bom deixar essa situação se estender muito tempo. Por isso, neste artigo vamos apresentar algumas dicas de como agir nessas situações. Confira!

Como cobrar um cliente que não paga:

Contate o cliente imediatamente

Quanto mais demorar para informar seu cliente de sua dívida, menor a chance dele pagar. Entre em contato com o cliente para conversar sobre o débito em no máximo até 15 dias após o vencimento.

Lembre-se que estar atrasado alguns dias não é nada demais e que seu cliente pode simplesmente estar longe, talvez em viagem, e se esqueceu, por exemplo. Em alguns casos, o departamento pode ter recebido um cronograma de pagamento que é diferente do que foi informado a você. Infelizmente, nem sempre é assim.

Procure responsáveis pelo setor financeiro

Não perca tempo negociando com quem não pode lhe dar uma resposta oficial, sempre que possível procure falar diretamente com o responsável pelo setor financeiro.

Durante a sua conversa:

  • Informe que não recebeu o pagamento;
  • Pergunte se houve algum problema para pagar e ofereça opções que facilitem o acerto destas e das próximas entregas;
  • Defina com o cliente uma data quando o pagamento será feito (em alguns casos é possível fornecer um novo prazo sem multa);
  • Seja educado e não faça exigências exageradas.

Se o pagamento estiver muito atrasado, uma estratégia muito utilizada é escrever uma carta formal que especifique as datas não cumpridas pelo devedor, seguido de um detalhamento de todos os serviços prestados.

É importante que você tenha registros claros do que foi concluído, o que você pode conseguir facilmente se sua empresa trabalhar com automatização de seus processos.

Marque uma reunião

Dependendo da reação do cliente mediante o seu contato e do nível de relação comercial anterior à inadimplência, talvez seja um bom passo convidá-lo para um bate-papo na sua empresa, ou até uma visita sua na empresa dele.

Durante essa conversa, seja gentil porém firme. Mantenha-se sempre calmo e educado. Escute sem interromper tudo que o cliente apresentar como justificativa para o débito.

Ao final, ofereça formas de poder sanar o problema e, se possível, dê novas opções de pagamento. O importante em como cobrar um cliente é encerrar a conversa com um acordo definido da forma mais amigável possível.

Aceite o inevitável e tome providências

Se todas as negociações não derem certo (e muitas não dão, faz parte de todo negócio), não tem jeito, vai precisar tomar uma atitude mais dura.  Para essas horas, é importante contar com uma assistência jurídica de confiança para lidar com os devedores.

Informe sempre ao devedor que entrará com uma ação legal em uma data específica para a recuperação da dívida. De toda forma, não faça ameaças vazias e siga as orientações do advogado de sua empresa.

Se não quiser perder totalmente os negócios com cliente enquanto tudo se desenrola, só aceite fazer serviços com pagamento à vista.

Nunca divulgue publicamente uma situação de débito, especialmente em redes sociais. Não é profissional, além de não resolver o seu problema da falta de pagamento.

Não estrague sua reputação com picuinha; seja cauteloso e preserve sua carteira de clientes.

Use tecnologia para automatizar cobranças

Fica mais fácil de cobrar se sua empresa tiver um sistema que registre todos os serviços. Melhor ainda se este sistema tiver cobrança automatizada.

Como cobrar um cliente com cobrança automatizada?

Na cobrança automatizada, o sistema gera sozinho os boletos de cobrança e envia para os seus clientes. Ele também envia cobrança de pendências, por SMS, e-mail e contato telefônico, tudo automaticamente.

Quando o cliente efetua o pagamento, o saldo cai automaticamente na conta do sistema e depois você pode indicar uma conta corrente para transferir este valor. Clientes que não pagam, são bloqueados e precisam de sua permissão para poder ser atendidos.

Resumindo, um sistema automatizado de cobranças:

  • Gera o boleto de cobrança;
  • Gera e envia as notas fiscais;
  • Envia automaticamente SMS, e-mail e ligação cobrando clientes em atraso;
  • Bloqueia clientes em atraso.

Gostou do artigo? Se quiser, pode escrever seus comentários logo abaixo. Esperamos que essas dicas possam ajudar você a saber como cobrar um cliente que não paga. Boa sorte em suas cobranças!

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