Como cadastrar administradores, motoboys e clientes

Para que sua empresa de entregas rápidas tenha controle sobre todos que usam o sistema, sejam administradores, motoboys ou clientes, é fundamental que todos esses “usuários” sejam devidamente cadastrados.  Afinal, eles são parte do seu negócio.

Somente com os usuários cadastrados é possível, por exemplo, fazer relatório de entregas de um motoboy, ou então saber quantas corridas foram assumidas por cada atendente, ou ainda quantos serviços foram realizados para um cliente em um período.

É muito simples cadastrar todos que fazem parte do seu negócio e ter acesso às informações organizadas de sua empresaPara você que se tornou uma de nossas empresas parceiras e está com dúvidas por onde deve começar, nós criamos esse tutorial para que não tenha erros na hora de realizar os cadastros necessários.

Como cadastrar Administradores

Faça login em sua plataforma. No nosso menu principal, clique em “Cadastros”, conforme a imagem abaixo.

Clique então em “Administradores”. Você verá uma tela como a da imagem abaixo. Clique então em “Adicionar usuário admin”.

Uma janela se abrirá, onde você poderá preencher com o nome completo do novo usuário administrador, seu e-mail e  senha.

Conforme a necessidade, você pode habilitar as permissões de acesso do administrador, como pode ver na imagem abaixo.

Para habilitar a função desejada, basta clicar no botão e deixar o campo em verde; para desabilitar, mantenha o campo em branco. Após configurar, clique em “Salvar”.

As opções de permissões de acesso para administrador são:

  • Somente “Acesso ao financeiro”: tem acesso ao que necessita para gerenciar o financeiro da empresa, como informações do faturamento diário, clientes devedores, habilitar cobrança automatizada, conferir extrato e solicitar transferências. É uma boa opção para administradores que cuidam do financeiro de sua empresa mas não podem ter acesso às configurações do seu site.
  • Somente “Acesso a Personalização e Usuários Administradores”: tem permissão  para configurar as opções de personalização e gestão do site, como alterar a aparência do site, configurar funções de envio de notificações, habilitar modalidades de entrega, cadastrar outros administradores, entre outras configurações disponíveis . Esta é uma boa opção para administradores que ajudam na gestão mas não que não podem ter acesso às funcionalidades do financeiro.
  • “Acesso ao financeiro” + “Acesso a Personalização e Usuários Administradores”: esta é a configuração certa para quem precisa de completo acesso ao sistema. Um administrador com esse nível de permissão pode acessar tudo que foi citado anteriormente, a informações como o faturamento diário, clientes devedores, e também consegue habilitar uma cobrança automatizada, olhar o extrato e solicitar transferências.  Também pode alterar a aparência do site, através das cores e imagem de fundo, configurar funções como o envio de notificações, habilitar o delivery, cadastrar outros administradores, entre outras configurações disponíveis.
  • Administrador cadastrado sem acesso ao financeiro e nem ao personalizado: esta é uma boa opção para cadastrar seus atendentes. Mesmo sem os outros acessos listados acima, um administrador cadastrado pode ainda realizar cadastros de clientes e de motoboys, acessar os relatórios, acompanhar e intervir nas entregas, e qualquer função que não envolva a personalização do site ou da área financeira.

Caso queira excluir um administrador, primeiro selecione o administrador que você deseja excluir, e em seguida clique em excluir, como indicado na imagem abaixo.

Como cadastrar motoboys

No menu lateral, na opção  “Cadastros”, clique em “Motoboys”. Clique então em “Adicionar MOTOBOY”, como indicado na imagem abaixo. Somente é possível cadastrar um motoboy por vez.

Uma janela como da imagem abaixo se abrirá. Preencha os campos com os dados do motoboy que estão sendo solicitados. Caso trabalhe com comissão, aqui poderá definir o percentual de comissão que o motoboy ganhará por corrida (à critério da empresa). 

Há também um campo para escrever anotações sobre o motoboy, caso queira. Após preencher todos os campos, clique em salvar, e o motoboy estará adicionado no sistema da sua empresa de entregas.

Caso queira excluir um motoboy, por problemas com clientes ou outros motivos, é só localizar o motoboy desejado, clicar em “Excluir” e confirmar.

Como cadastrar clientes

Há 3 caminhos por qual um novo cliente pode ser cadastrado.

Cadastro pelo site de atendimento online

É muito comum que seus novos clientes façam eles mesmos o próprio cadastro em seu site, afinal ele foi feito para ser simples de usar. Veja no vídeo abaixo como um novo cliente pode se cadastrar diretamente pelo seu site.

Caso queira, você mesmo cadastrar um novo cliente pelo ambiente administrativo de sua empresa. Para isso, há duas maneiras disponíveis. Mostramos no vídeo abaixo essas duas maneiras, e na sequência explicamos detalhadamente cada uma delas.

Cadastro pelo Menu de Cadastros

No menu lateral, clique em “Cadastros”. Depois,  selecione “Clientes” e então “Adicionar Cliente”, como a imagem abaixo destaca:

Uma janela como da imagem abaixo se abrirá. Aqui poderá preencher com os dados do cliente, incluindo e-mail e senha. Depois de concluir, clique em “Salvar”.

 

Caso queira excluir um cliente, o procedimento é feito nesta mesma tela. Primeiro selecione o cliente que você deseja excluir e em seguida clique em excluir, conforme o exemplo abaixo.

Cadastro pela tela de solicitação de nova entrega

O cadastro pela tela de solicitação de nova entrega é muito útil para quando um novo cliente liga para solicitar um serviço, pois o atendente pode fazer o pedido e o cadastro em apenas uma tela.

Para cadastrar, clique em “Entregas” no menu lateral. Então, clique em “Acompanhamento” e “Nova Entrega”, como mostra a imagem abaixo.

Uma janela semelhante a imagem abaixo irá abrir. Preencha os campos em brancos com os dados do cliente e clique em “+Incluir”.

Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco através do email comercial@motoboy.com

 

Como usar o e-mail de sua empresa nas notificações enviadas aos seus clientes

Como já deve saber, nosso sistema possui diversas funcionalidades automatizadas, entre elas o envio de e-mails para seus cliente com notificação da situação da corrida. Por exemplo, logo que um motoboy inicia o serviço solicitado, o cliente recebe um e-mail informando que o motoboy está a caminho.

As notificações enviadas em momentos estratégicos melhoram a comunicação e a taxa de sucesso das entregas, tudo de forma automática para que seu time de atendimento tenha mais tempo para acompanhar outras corridas. Este tipo de automação é a chave para usar a tecnologia para otimizar seu negócio!

O sistema da Motoboy.com permite que todos os e-mails de notificações sejam enviados em nome da sua empresa se entregas. Isto significa que quando algum cliente receber uma de nossas notificações automáticas por e-mail, aparecerá o endereço de e-mail de sua empresa.

Caso seu cliente responda algum desses e-mails, você receberá essa resposta no e-mail que escolheu. Com isso, ficará mais fácil e rápido receber as mensagens de seus clientes e ajuda-lo no que ele precisa. Este é mais um importante canal de comunicação a oferecer aos seus clientes, aumentando sua segurança e satisfação!

Como definir o e-mail de envio

Para configurar o e-mail de envio, primeiro faça login no sistema da sua empresa de entregas. Acesse o menu principal em: Personalização > Geral, como mostra a imagem abaixo:

Selecione a aba “Email de notificação”. Digite o endereço de e-mail que você deseja receber as notificações enviadas pelo sistema. Para salvar, clique em “Definir”.

Assim que o e-mail de envio é definido, você receberá um e-mail de verificação, parecido com o da imagem abaixo. Repare que o e-mail vem em nome da Amazon, em inglês, sem nenhuma referência a Motoboy.com. Clique no link que acompanha o e-mail para confirmar sua definição de e-mail de envio.

Testando sua nova configuração de e-mail de envio

Assim que o e-mail de envio for confirmado, você deverá voltar para a tela do seu sistema e clicar em: “Já cliquei no link recebido por e-mail”, como na imagem abaixo. Nesta etapa, o sistema irá fazer um teste, tentando enviar um e-mail com o e-mail definido.

Se tudo estiver OK e o e-mail for verificado com sucesso, aparecerá um aviso em verde “Email verificado com sucesso”, como na imagem abaixo. Pronto, a partir de agora o sistema já estará utilizando o e-mail definido nas próximas notificações que forem enviadas para seus clientes.

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Como usar o chat do Olark em sua empresa de entregas

Uma boa comunicação entre o cliente e a empresa é  essencial. Além de evitar erros causados pela falta de informação, aumenta as chances de capturar uma boa oportunidade de vendas. É ouvindo seu cliente que encontrará a melhor forma de atendê-lo, aumentando sua satisfação e tornando-o um “freguês” recorrente.

Através de nosso sistema para empresas de entregas, agora o seu negócio pode ter uma comunicação por meio de um chat no seu site de atendimento online. Com ele, será possível tirar as dúvidas e oferecer serviços na mesma hora que seus clientes visitarem seu site.

O chat também reduz significativamente o tempo de sua equipe de atendimento, pois no tempo que se leva em um atendimento pelo telefone é possível atender muitos chats ao mesmo tempo. Isso significa aumentar sua capacidade de atendimento e realizar muito mais serviços com menos atendentes.

Tudo isto é possível através de um sistema de chat chamado Olark. Usamos o Olark na Motoboy.com por muito tempo com grande sucesso, aumentando drasticamente nossa capacidade de atendimento. Por isso, criamos uma integração com o sistema que oferecemos para as empresas de entregas parceiras, para que elas possam aproveitar o mesmo benefício que funcionou tão bem para nós.

Por onde começar?

O Olark permite que use gratuitamente seu sistema de chat para 1 operador. Para grande parte das empresas de entregas, apenas 1 operador já é suficiente para atender bem seus clientes. Sugerimos começar com 1 operador para testar a ferramenta e já começar agora mesmo a ter benefícios com essa tecnologia.

Siga o passo a passo abaixo para criar sua conta e fazer as configurações básicas mais importantes para usar o Olark em seu site de atendimento online.

Acesse a plataforma Olark e crie uma conta. Clique aqui para um rápido atalho para a página de cadastro. Você entrará numa tela como da imagem abaixo.

 

Preencha os campos para criar sua conta. Os campos a serem preenchidos são:

  • Primeiro nome
  • Sobrenome
  • Email
  • Nome de usuário (pode ser o nome da empresa)
  • Senha
  • Digite novamente a senha
  • Como você ficou sabendo do Olark? (esse é opcional, pode deixar em branco se quiser)

Após preencher todos esses dados, clique no campo verde para continuar.

Durante os próximos passos do cadastro, você será conduzido em etapas para realizar as configurações básicas do sistema.

Na primeira etapa, você deverá escolher a linguagem que será usada no chat. Se você atende o mercado brasileiro, escolha “Portuguese (Brazilian)”, como mostrado na imagem abaixo, e clique no botão verde para continuar. 

 

Na próxima etapa, o Olark que saber o tamanho de sua empresa. Como este cadastro é para que possa testar gratuitamente o Olark, clique em “Just me” (apenas eu) e depois no botão verde para continuar.

 

Na próxima etapa, desça a tela e localize onde está escrito “Installing Olark as a Plugin?”. Ali você encontrará um código parecido com o que está na imagem abaixo. Copie esse código, vamos usar ele para integrar o Olark com seu site de atendimento online.

Com o código copiado, abra em outra aba e acesse sua página administrativa do sistema motofrete da Motoboy.com. Dentro do sistema, no menu lateral entre em Personalização > Geral. Desça a tela até localizar “Integração Olark”, como na imagem abaixo. Cole neste campo o código que copiou no Olark e clique em “Salvar”.

Pronto,eu site de atendimento online já está conectado com o Olark!

Caso você feito o cadastro mas não tenha copiado o código, há outro caminho para encontra-lo. Basta clicar neste link para acessar a página de “Installation”, onde encontrará um código “Site ID”, que é o mesmo código que poderá usar para a integração com seu site.

 

Como personalizar o chat do Olark

Para começar, acesse a sua conta no Olark e clique em “Settings”:

Clique então em “Appearence”, como na imagem abaixo. Ali será possível escolher a cor para a caixa do chat, o formato do botão de chat e sua localização na tela. Sempre que fizer alguma modificação, lembre-se de clicar no botão verde “Save” para salvar sua escolhas.

Para mudar o texto que aparece em seu chat, clique em “Behavior & Text”, como na imagem abaixo.

Aqui você pode personalizar sua caixa de chat como achar melhor, substituindo o texto em inglês que vem como padrão no Olark. Do lado de cada parte editável,  existe uma caixa branca que mostra onde essa parte do texto aparecerá para seus clientes.

Depois de todas as alterações, desça a página e clique na caixa verde “Save settings” para salvar suas edições.

Usando o Olark

Para responder aos chats, é necessário abrir a tela de gerenciamento de chats. Para isso, entre em sua conta no Olark e clique no botão verde  “Launch Chat”, no canto superior direito do site.

Ao entrar na tela de gerenciamento de chats do Olark é parecida com esta da imagem abaixo. Repare no canto esquerdo superior que você entra como “Not Accepting New Chats”, o que significa que você não está disponível para responder chats.

Para passar a poder responder chats, é só clicar no botão”Not Accepting New Chats”. A tela vai mudar de cor e você verá que agora aparece ” Accepting New Chats”, como na imagem abaixo.

Em “Recent Conversations”, você consegue visualizar as conversas recentes. Em “Operators”, você tem acesso a todos os atendentes que estão disponíveis para chat no momento. 

Em “Visitors”, você tem acesso a todas as pessoas que estão visitando o seu site naquele momento. Ali você verá quando há um chat para ser respondido e poderá entrar em contato com qualquer dos visitantes.

Clicando  em qualquer dos visitantes, abrirá a tela de chat. Você também consegue visualizar se é um novo visitante ou se a pessoa for cadastrada. Caso seja cadastrado, aparecerá seu nome e email. Caso não seja cadastrada, aparecerá somente sua localidade.

Você também pode acessar algumas configurações e preferências para o chat. Para acessar as opções de configuração, clique na imagem de engrenagem no canto esquerdo superior da tela, como indicado na imagem abaixo.

Nesta tela, você tem acesso a configurações como som de alerta, comandos de atalho, notificações, entre outros. Veja abaixo o que significa cada opção.

Pronto, agora seu site conta com um chat, um canal de comunicação muito prático e eficiente para aumentar a sua proximidade com seu cliente, conseguir mais vendas e reduzir custos de atendimento.

Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco através do email comercial@motoboy.com

Dicas de gestão de cobrança para empresas de entregas

Já escrevemos antes sobre como cobrar um cliente que não paga suas entregas. Desta vez, vamos aprofundar o tema, dando mais dicas de gestão de cobrança para que empresas de entrega parceiras da Motoboy.com possam lidar com essa realidade, se precavendo da inadimplência e minimizando os prejuízos.

Responsabilidade pelas cobranças

É importante ressaltar que é da própria empresa de entregas a responsabilidade pela verificação da credibilidade dos seus clientes. Mesmo na cobrança automatizada,  funcionalidade da Motoboy.com para geração das cobranças, envio dos boletos e notificação/bloqueio dos clientes inadimplentes, não nos responsabilizamos pelo eventual não pagamento de um cliente. Nossa tecnologia ajuda na gestão de cobranças e na redução da inadimplência, cabendo à transportadora fazer a conferência e em último caso tentar negociar com os devedores ou tomar as medidas cabíveis, como por exemplo registrar o cliente no SPC e/ou Serasa.

Conferência de novos clientes

Muitas empresas de entregas que trabalham com clientes faturados realizam um processo manual de conferência dos novos clientes. Recomendamos que nossas  empresas de entregas parceiras façam o mesmo: assumam a atitude de verificar seus novos clientes, usando de serviços de consulta de crédito e de CNPJ como o SPC ou Serasa. Mas lembre-se: esse processo de validação precisa ser ágil para que não atrase a primeira entrega do seu novo cliente.

Para ajudar nisso, a Motoboy.com criou uma funcionalidade que permite  marcar as empresas em que a conferência manual já foi efetuada. Esta opção se encontra na tela de edição de dados do cliente, em Cadastros > Clientes > Editar > Dados da empresa.

Depois que uma empresa é marcada como conferida, fica visível na mesma tela  o usuário do sistema que marcou a empresa como conferida, como é possível ver no exemplo acima.

Na tela de acompanhamento de entregas, uma empresa que paga faturado que não foi ainda marcado como conferiao irá aparecer com o ícone em roxo.
Quando estiver marcado como conferido, o ícone aparecerá em verde.

Na prática, sugerimos que as empresas de entregas parceiras usem esse recurso na gestão de cobranças e busquem sempre aplicar algum processo de verificação de todos os clientes faturados que ainda estão em roxo.

O cliente foi verificado e nada consta contra ele, e agora?

Mais uma vez, se é cliente faturado, o indicado é ter cautela e “testar” o cliente ao longo do tempo. Sugerimos aos nossos parceiros que deixem um baixo limite de crédito para os novos clientes faturados.

Por exemplo, sua empresa pode assumir a política de que todo novo cliente somente pode solicitar serviços para pagamento faturado até o limite de R$150,00, e acima disto somente aceitar pagamento em dinheiro e cartão. Desta forma, seu risco com novos clientes fica limitado a R$150,00, o que é muito melhor do que se não houvesse esse limite.

Esta prevenção é eficaz para não ser surpreendido com seus novos clientes. Na medida que seus clientes honram seus pagamentos, então é possível ir aumentando esse limite, porém sempre com cautela.

E se mesmo com todas as precauções, o cliente vier a não pagar o que deve, o que fazer?

Em caso de inadimplência, a primeira atitude a ser considerada é avaliar travar futuras corridas para não aumentar as pendências. Busque uma conversa franca com seus clientes, para entender quais são as dificuldades que estão passando e decidir se vale a pena permitir novos serviços ou impedir o crescimento da dívida. Uma opção também é liberar apenas serviços com pagamento em dinheiro ou cartão de crédito, para que possa atender este cliente devedor sem aumentar seu débito.

Outra opção a ser considerada é adicionar juros e multa aos boletos atrasados. Muitas vezes isto é motivo de “choro” por parte dos clientes, porém juros e multam ajudam de forma efetiva a evitar atrasos no pagamento.  Apesar do “choro”, a cobrança é justa, visto que recebimentos atrasados geram um custo financeiro para a empresa, que não tem dinheiro em caixa para pagar suas contas e investir no negócio.

É possível também protestar a dívida. Para protestar é necessário comprovar que existe uma dívida utilizando a nota fiscal e um comprovante de que a corrida foi de fato efetuada. Para isso, você deve procurar o cartório de títulos da sua cidade e se informar sobre o procedimento que deve ser seguido.

Estas são as principais recomendações e dicas para a gestão das cobranças no mercado de entregas rápidas.  Conte conosco se precisar de mais informações sobre qualquer dos pontos apresentados, esperamos ter ajudado!
automacao de processos

6 vantagens da automação de processos para empresas de entregas

No cenário empresarial tão competitivo como o das entregas rápidas, a automação de processos pode ser o caminho para você, empreendedor que busca adequar o seu negócio às novas demandas do mercado.

Automatizar processos é mais do que um diferencial competitivo para a empresa: é uma maneira de otimizar toda uma rotina de operações, de forma a deixá-la mais eficiente e atingir melhores resultados.

Na prática, a tecnologia tem fornecido diferentes recursos para operacionalizar esse conceito; mais do que isso, também é ela que está possibilitando que empresas menores e de diferentes ramos, por exemplo, as empresas de motoboys, se destaquem e se fortaleçam no mercado.

Mas apesar dos grandes benefícios trazidos pelo uso da tecnologia nos negócios, é normal que empresários ainda se sintam perdidos em meio a essas mudanças e não saibam como esses recursos podem beneficiar a sua empresa.

Neste artigo, vamos listar as principais vantagens da automação de processos para sua empresa de motoboys, para que você fique alinhado com as mudanças do mercado.

1. Independência

Já parou para pensar como pode ser positivo a sua empresa de motoboys ter certa autonomia? Então, a automação de processos traz essa vantagem.

Isso significa que não necessariamente você terá de depender de terceiros para que o cliente chegue até você, como é o caso dos marketplaces, por exemplo. A sua empresa poderá cuidar disso de forma independente por meio da sua própria estratégia de marketing, poderá buscar novos nichos de mercado ou fazer parcerias com outras empresas, mas sempre preservando a sua autonomia.

Tudo isso é possível a partir da utilização da tecnologia, como é o caso da internet, que facilita a comunicação e integração da empresa e seu cliente, oferece espaço para todo tipo de atividades – transformando o paradigma que apenas grandes empresas têm espaço no mercado. Assim, é possível fortalecer a sua marca e criar a sua própria identidade para os clientes.

2. Redução de custos

Automatizar processos significa melhorar a eficiência da sua empresa. Eficiência traz consigo uma ideia de produzir mais, melhor e com menos recursos.

Nesse sentido, por meio da automação, é possível tornar a operação da empresa mais ágil e menos sujeita a falhas e interrupções. Os recursos tecnológicos podem facilitar as comunicações, além de modernizar as atividades.

No caso das empresas de motoboys, imagine como pode ser útil um sistema que consiga monitorar e comunicar com os motoboys em tempo real, ou mesmo um sistema que possibilite traçar as melhores rotas e organizar as suas entregas. Pois é, isso traria grande economia para a sua empresa, tanto de tempo quanto de combustível, por exemplo.

3. Modernização da empresa

Todos sabemos que, no mercado atual, a tecnologia traz um diferencial muito grande para as empresas, tanto em questões relacionadas à operação quanto à forma como o cliente passa a enxergar a empresa.

Modernizar é uma medida de ordem na atualidade. Alinhar suas atividades com o mercado é essencial para o sucesso do negócio.

No caso das empresas de motoboys, saber explorar os novos recursos tecnológicos como os smartphones, aplicativos e a internet são alguns exemplos de como automatizar os processos da sua empresa pode representar uma melhora nos seus resultados.

Contudo, você deve ter em mente que modernizar possivelmente implicará investimentos e gastos, mas, de igual maneira, também deve considerar os benefícios que isso trará em curto, médio e longo prazos. Feito isso, é quase certo que optará por automatizar os processos e modernizar sua empresa.

4. Agilidade

Esta é uma das características mais valorizadas por quem busca os serviços de uma empresa de motoboys. Logo, você deve fazer de tudo para que ela seja sempre o seu diferencial.

Como vimos, automatizar processos torna-os mais ágeis e eficientes e ainda menos sujeitos a falhas. Além disso, recursos tecnológicos podem facilitar a comunicação da empresa com seus motoboys e também com o cliente. Sistemas podem auxiliar no planejamento de rotas – o que poupa tempo – e na gestão dos empregados e serviços.

Resumindo, uma empresa organizada e que automatiza seus processos tende a ser mais ágil em suas atividades, pois perde menos tempo com processos manuais e burocráticos ou corrigindo falhas.

5. Melhora na produtividade

Todas as características anteriormente citadas, invariavelmente, desencadearão um aumento na produtividade. Não é difícil perceber como isso acontece, certo?

Com tantas medidas que otimizam os processos, é praticamente impossível não haver um aumento na produtividade da sua empresa. Mas, caso isso não aconteça, saiba que algo pode estar errado.

Como já citamos, a organização das atividades de uma empresa se mostra como um dos caminhos para atingir bons resultados. E é isso que a automação de processos também significa!

Se você reduz os custos de operação, melhora a organização e integração da empresa e o seu cliente, desenvolve uma estratégia de marketing e, mais do que isso, tem seu espaço – de maneira independente – para colocá-la em prática. Certamente, isso será revertido em ganhos e consequente aumento na produtividade do seu negócio.

6. Satisfação do cliente

Este é mais um reflexo das características e vantagens apresentadas pela automação de processos dentro da sua empresa de motoboys.

Esta pode ser a chave para a fidelização do cliente. O cliente que procura os serviços da sua empresa pela primeira vez e já percebe todas os seus pontos fortes, tendo sua demanda solucionada em tempo e modo, certamente voltará a procurar os seus serviços e também o indicará, logo, é também uma forma de captar novoas clientes. Por isso é tão importante estar atento a todas as questões levantadas neste post.

Por mais competitivo que o mercado esteja, há sempre soluções à disposição e que podem colocar a sua empresa a frente das demais. A automação de processos veio pra ficar e será uma das responsáveis pela sobrevivência dos melhores negócios.

Está pensando em investir em automação de processos para sua empresa de entregas? Conheça nosso Sistema Motofrete TURBO.

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Como funcionam as entregas recorrentes

Entrega recorrente: transforme seus clientes em assinantes

 A entrega recorrente é o recurso que seus clientes precisavam para resolver automaticamente aqueles serviços que se repetem em períodos diários, semanais, quinzenais ou mensais. É o fim da preocupação de seus clientes em toda vez ter que ligar atrás de um motoboy.
As entregas recorrentes agendadas são, na prática, um sistema de assinatura dos seus clientes com sua empresa de entregas. Eles passam a ser assinantes do seu serviço de entregas, até que solicitem o cancelamento da assinatura. Isso significa aumentar o faturamento recorrente, consolidando a entrada de recursos previsíveis que servem como base para um crescimento sustentável.
Não menos importante é a automação da gestão que vem com as entregas recorrentes. Com ela, sua equipe economiza tempo nos atendimentos, já que não terá mais que ficar dando entrada e gerenciando cada vez o mesmo serviço frequente. Quanto mais automação, melhor para seu negócio!
Confira abaixo como funciona este recurso do Sistema Motofrete TURBO.

Como solicitar uma entrega recorrente

A opção para solicitar uma entrega recorrente está disponível na tela de solicitação de entrega do cliente, e também na tela de solicitação de nova entrega do Admin.

Na etapa de seleção da “Necessidade”, ao selecionar “Agendado”, aparecerá ao lado do horário de agendamento uma nova opção para configurar a recorrência.

Um agendamento, por padrão, é apenas uma única vez. Porém, ao agendar para que o serviço se repita em frequência diária (segunda a sexta), semanal, quinzenal e mensal, ele se torna a partir de então em uma entrega recorrente.


Onde a empresa de entregas pode visualizar as recorrências programadas?

As entregas recorrentes ativas para a empresa de entregas estarão listadas no Admin da transportadora, no Dashboard Operacional (Operacional->Resumo).

 

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Como cancelar uma recorrência?

A qualquer momento o cliente solicitante pode cancelar uma recorrência. Para isto, é só ele acessar sua conta, e em sua lista de entregas, identificar qual a entrega recorrente correspondente e clicar em “Excluir”.

 

Quando as OSs são geradas?

O processo de geração das OSs recorrentes ocorre sempre de madrugada, nas primeiras horas do dia. É neste horário que serão geradas as OSs recorrentes para as próximas 24h.
Se, por exemplo, uma OS tem recorrência diária com agendamento para as 17h, essa OS aparecerá no sistema no início do dia, na atualização da madrugada.

Como redefinir sua senha

Esqueceu sua senha? Sua senha parece bloqueada? Não sabe o que fazer? Não se preocupe, nós temos a solução! É muito simples redefinir sua senha, acompanhe abaixo.

 

No topo da página, clique no botão “Esqueci minha senha”.

Em seguida, digite o seu email e clique em “Redefinir”.
Será enviado um email informando da solicitação de alteração de senha. Clique no link que haverá nesse email para prosseguir.

 


Ao clicar no link, você será direcionado para a página de redefinição de senha.
Nessa página, digite sua nova senha e em seguida clique em “Atualizar senha”. Por motivos de segurança, a senha deve conter uma letra, número, e pelo menos um destes caracteres: !@#$%ˆ&.

Pronto, sua senha foi redefinida com sucesso!

Gerenciamento de Ocorrências com Gatilhos Automatizados

O Gerenciamento de Ocorrências com Gatilhos Automatizados é uma funcionalidade que simplifica o processo de resolver problemas nas entregas. Através de gatilhos pré-definidos, os problemas são encaminhados instantaneamente para a melhor solução prevista.  É uma incrível tecnologia que tornará mais fácil o gerenciamento do seu negócio.

 

Acompanhe abaixo o passo a passo de como sua transportadora pode aproveitar esse recurso.

O que é uma ocorrência?

Uma ocorrência é um problema que seu entregador enfrentou durante o serviço e precisa reportar para a sua transportadora, muitas vezes para pedir ajuda. Segue abaixo lista das ocorrências possíveis de serem reportadas:

Como o motoboy reporta uma nova ocorrência no aplicativo

Agora, no aplicativo dos entregadores com um serviço em andamento, aparece um ícone de exclamação no canto superior direito do app. Ao clicar nesse ícone, aparecerá uma lista com ocorrências/problemas para selecionar. O entregador só precisa selecionar o problema correspondente e clicar em REPORTAR.

 

Na imagem abaixo, o entregador escolheu a opção REPORTAR PROBLEMA -> CHEGUEI mas o estabelecimento está fechado. Após o problema ser selecionado, basta o entregador clicar em REPORTAR para que o caso seja automaticamente encaminhado para uma solução, de acordo com o gatilho configurado (já vamos ver sobre os gatilhos mais à frente).

 

Outro exemplo prático: quando um motoboy estiver com problemas no GPS ou se esquecer de finalizar um ponto e sair daquele local, é só ir no aplicativo e clicar em REPORTAR PROBLEMA -> TERMINEI neste local mas não consigo finalizar no aplicativo e pronto, o sistema finalizará instantaneamente aquele local, ou fará outra ação de acordo com o gatilho que estiver previamente configurado.
Vamos ver então o que são esses gatilhos automatizados.

O que são os gatilhos automatizados?

Cada ocorrência/problema está atrelada a um gatilho específico, que é uma ação previamente definida que será realizada quando aquela ocorrência/problema for reportada pelo entregador. Essa ação é disparada instantaneamente assim que o motoboy reporta a ocorrência.

 

Estes são os gatilhos/ações que podem ser disparados:

 

  • Finalizar local com sucesso: ao reportar uma ocorrência com este gatilho, o local é automaticamente finalizado com sucesso;
  • Cancelar OS: ao reportar uma ocorrência com este gatilho, a OS é automaticamente cancelada;
  • Reiniciar OS: ao reportar uma ocorrência com este gatilho, a OS é reiniciada, o motoboy atual é removido e a OS é lançada novamente para ao entregadores;
  • Solicitar ajuda para Admin: ao reportar uma ocorrência com este gatilho, os operadores do Admin (como seu time de Atendimento) são notificados para auxiliar o entregador;
  • Solicitar ajuda para Admin e Cliente: semelhante ao caso acima, mas neste caso o cliente também é notificado sobre a ocorrência;
  • Apenas registrar: apenas é feito o registro da ocorrência na OS, isso é útil para posterior analise através de relatórios. (Obs: o registro é feito por padrão em todos os gatilhos, o que difere este gatilho dos demais é que nele é feito apenas o registro).

Como alterar o gatilho disparado para cada ocorrência

Acessando as configurações do ambiente administrativo, você verá que há gatilhos automatizados definidos por padrão, como na imagem abaixo.  As transportadora podem, a qualquer momento, alterar o gatilho padrão/ação que é disparado para cada ocorrência. Para isso, é só um usuário com acesso as configurações da transportadora e selecionar a opção “Personalização->Ocorrências“. Ele irá para uma tela como na imagem abaixo, onde poderá editar os gatilhos como desejar.

Como gerenciar o gatilho “Solicitar ajuda para Admin”

Este gatilho/ação é muito útil quando a ocorrência é complexa e não pode ser resolvida através de uma ação automática. Nesse caso, os operadores do Admin que monitoram as OS são notificados para que possam auxiliar o entregador na tomada de decisão.
Quando a ocorrência reportada pelo entregador possui como gatilho “Solicitar ajuda para Admin” o atendente que estiver no
atendimento da OS irá receber a seguinte notificação:

 

Enquanto isso o motoboy verá a tela abaixo, aguardando uma resposta do operador.
Nos casos onde o entregador estiver esperando uma resposta do operador, na tela de acompanhamento da OS aparecerá com um ícone de exclamação/alerta em amarelo e vermelho.
Na tela de acompanhamento das OS, é possível selecionar um filtro “Apenas OS’s em ocorrência”, para exibir apenas OS em ocorrência.
Para visualizar uma ocorrência, o operador pode clicar na opção “Mais detalhes” na notificação recebida pelo operador, ou então selecionando a opção “clique para visualizar”, nos comentários da entrega na tela de acompanhamento das OS, como na imagem abaixo.
Ao visualizar a ocorrência, o operador recebe os detalhes do problema e pode tomar uma rápida ação para ajudar o entregador, principalmente em situações onde é preciso fazer a intermediação entre o cliente e entregador.

 

Quando um operador já deu uma resposta ao entregador mas este ainda não confirmou no aplicativo o recebimento da resposta, aparecerá um ícone de exclamação/alerta em azul na tela de acompanhamento de OS, como na imagem abaixo. Após a confirmação do entregar, o ícone some.

Comunicação com o entregador através do aplicativo

Agora é possível que o operador envie uma mensagem para o entregador assim que ele relatar uma ocorrência. No ambiente de acompanhamento das OS, há agora um campo onde o operador poderá enviar informações para o entregador, repassando informações adicionais que podem ajuda-lo a resolver o problema ou orientações sobre qual ação deverá tomar.

Recomendações

Agora, quando um entregador precisar da ajuda do operador em uma OS em andamento, o ideal é que ele seja orientado a reportar a ocorrência primeiro através do aplicativo. O procedimento padrão é ajudar prioritariamente as ocorrências reportadas no aplicativo, abrindo exceções apenas em casos extremos.

 

Se o motoboy reportar uma ocorrência errado ou utilizar “Outros” pra uma ocorrência que já existe na lista, ele precisa ser alertado para que não repita esse comportamento.

 

gerenciamento de pedidos

Gerenciamento de pedidos: melhore seus processos de entregas

Que atire a primeira pedra a empresa de entregas que nunca teve transtornos no envio de encomendas. Muitas empresas investem em divulgação para alavancar a receita, mas deixam de lado o cuidado imprescindível quanto ao serviço oferecido, especialmente o seu gerenciamento de pedidos.

Os diversos desafios relacionados às entregas rápidas – que muitas vezes não são tão rápidas assim – não são bem entendidos pelos clientes, que exigem tudo realizado “para ontem”. Com isso, conseguir cumprir com o combinado se tornou um fator extremamente decisivo neste mundo atual de pessoas cada vez mais apressadas.

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Como funciona a Entrega em Lotes

A funcionalidade de Entrega em Lotes é o que sua transportadora precisa para agrupar um grande volume de endereços em uma entrega só. Com este recurso, você organiza lotes de entregas para despachar de maneira mais inteligente.

Com a Entrega em Lotes, é possível fazer múltiplas viagens juntas, organizando quais motoboys farão cada entrega. Essa funcionalidade permite que você tenha uma visão completa da frota que estará realizando essas entregas e quais áreas ela deverão atender, otimizando assim sua frota para realizar os serviços com mais eficiência e agilidade.

Quando isso é muito útil?

  • Entrega de convites.
  • Entrega de brindes.
  • Entrega de exames.
  • Situações onde há um endereço comum entre entregas.

Como acessar este recurso? 

No ambiente administrativo da sua transportadora, ao lado da opção de “Nova entrega” agora aparece uma nova opção “Novo Lote de entregas”.

 

Como configurar essa funcionalidade?

Inicialmente se deve escolher entre dois tipos de processo:
  • Coleta em lote: O motoboy passa em vários locais fazer a coleta para fazer uma única entrega em um local em comum.
  • Entrega em loteO motoboy faz uma coleta única em um local em comum e passa em vários locais fazer a entrega.

Vídeo explicativo sobre viagens e tipos de processos:

Colunas de viagens

Cada uma das colunas se refere a uma viagem diferente. Pode-se adicionar ou excluir viagens de acordo com a necessidade.

Pode-se também alocar um motoboy em 1 ou mais viagens. Dentro de cada viagem, os locais são numerados de acordo com a sequência que será utilizada na rota. Dentro de uma mesma viagem, pode-se ter diferentes locais de parada de diferentes clientes.
Cada um dos endereços representados pode ser editado clicando no botão em azul, ou excluido clicando no botão vermelho. Dentro do endereço, cada cliente é representado por uma letra que é exibida no topo da tela.

 

Drag-n-drop (“arrastar e soltar”)
A Entrega em Lote foi feita para ser muito fácil de usar, sendo possível   a qualquer momento “arrastar” os endereços dentro da mesma viagem, alterando manualmente sua ordem, ou então mudar o endereço para ser atendido por outro motoboy.

 

Vídeo explicativo sobre alterações manuais:

Opção Importar planilha 

É possível fazer uma importação de uma planilha CSV com os locais de entrega ou coleta, clicando  na opção “Importar planilha”.

 

Vídeo explicativo sobre importação e otimização básica:
Também na opção “Importar planilha”, há um link com uma planilha de exemplo que pode ser editada para facilitar o início.

 

Vídeo explicativo da planilha de exemplo:
Área de cobertura  e a Opção “Otimizar Distribuição”
Ao clicar em “Área de cobertura”, é criado um polígono editável no mapa. Esse polígono se refere a área que o motoboy vai cobrir dentro de cada viagem.
Após definir as áreas de cobertura de cada Motoboy é necessário clicar em “Otimizar distribuição”. Aqui é possível fazer a otimização das rotas das viagens. É aconselhado o uso de áreas de cobertura para uma melhor otimização.

 

Vídeo explicativo sobre otimização com área de cobertura:

Como gerar OSs?

Agora que a Entrega em Lotes está configurada, para gerar uma OS basta clicar na opção “Gerar OS”, em verde, no mapa no canto direito inferior da tela.

Vídeo explicativo sobre como gerar OSs:

Logística encarada com a seriedade que merece. Artigos que apresentam soluções de mobilidade urbana e a profissionalização das motoentregas. Dicas e novidades sobre motos e motoboys.